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美国数字资产管理掠影

信息时代似乎永远不缺少热点和新概念。数字资产管理是近些年来美国信息资源管理领域比较热门的概念之一。笔者在美国访问学习期间,阅读和检索了一些关于数字资产管理的专著和网络资源,发现即使在产生数字资产管理这个新概念的美国,对此尚无统一、规范的定义。但是,从相关研究中可以归纳出一些主流的观点:数字资产管理是指对数字资产进行存储、组织分类、检索、保管和利用的过程性活动。

什么是数字资产?

数字资产管理的对象是数字资产,而非简单的数据。美国加州大学洛杉矶分校的琳达·泰迪克教授认为:“数字资产就是内容加元数据,及内容可被利用。”这里包含两个方面的要素。

 首先是“资产性”,数字资产必须具有资产的要素。资产是指机构和个人已经拥有的、可控的,且可以产生经济效益的资源和财产。数字资产无疑是一种资源和无形财产,同时它应当是可以通过使用获得收益的可控资源。这意味着数字资产只有在被管理和利用,服务于机构的经济目的时才可以被作为数字资产。

另一方面是“数字性”,数字资产区别于其他资产之处在于,数字资产管理的对象一般是指被称为“富媒体”的数字内容,包括文本、影像、音视频、网页、电子邮件和编码等。根据笔者对现有美国数字资产管理系统的调研发现,实践应用中的数字资产管理系统,大多更侧重于多媒体数字资产的管理。这可能与美国早期数字资产管理系统多由博物馆、艺术机构建立用于其馆藏图像、音视频管理有关。但从理论上说,或从未来发展潜力的角度来说,除了管理多媒体档案之外,数字资产管理系统可以管理任何具有资产价值的数字对象,包括各种集合层次的文件、再现环境(软硬件、操作系统、文件系统等)、元数据及权利。

数字资产管理系统的特性

数字资产管理是以资产管理的视角看待数据信息的管理。相应的,数字资产管理系统体现出将数据管理与资产管理相结合的特性。

第一,数字资产管理不仅仅是一个简单易用的系统工具,更是包含一系列管理工作和功能的过程。数字资产管理系统是站在资产管理的角度,对管理对象进行全生命周期的全过程管理,包括数字资产的形成(工作流、协同、批核、元数据等)、传递、利用、归档、收集和保管等各个环节。尤其需要强调的是,数字资产管理系统具备数字资产长期保存的功能。

第二,基于其资产管理属性,数字资产管理系统与媒体资产管理系统、品牌资产管理系统、文档管理系统和企业内容管理系统等既有联系又有区别,其实这些都可以纳入数字资产管理系统的范围。伊丽莎白·弗格森·凯思立在《数字资产管理》一书中认为,“文档管理系统是上述诸系统中最接近数字资产管理的一类系统,其本质就是数字资产管理系统,只不过文档管理系统侧重于基于法律或者经营目的对文档进行管理,包括把照片或图片与文档关联,但是对于图片是否可以再现则无特殊要求”。数字资产管理系统与机构现有的如档案管理系统、数字档案馆系统等,可能存在功能交叉,具体实施时,数字资产管理系统允许灵活处置,既可以替代已有的相似系统,也可以与其进行衔接集成。而对于内容管理系统或网页内容系统,由于其功能在于为网页发布而存储相应信息内容,不具备长期存储和再现信息的功能,因而这些信息内容不属于数字资产和数字资产管理系统范畴。

第三,数字资产管理是以系统构建为核心的机构数字资产管理战略。在当下的信息时代,数据已经不仅是企业经营中产生的附加产物,更不是必须额外花费成本清理的数字垃圾,而是企业经营活动的重要依据和资源,有效利用数据可以起到节省成本、增加效率的功能,比如一些新型的信息化企业,如大数据公司、搜索引擎公司其主要资产即为数据。还有一些企业,形成的数据具有迅速变现价值,如电视台广播电台的影像资料档案。对于这些企业的经济价值,已经不能简单以传统的资产会计准则来衡量,而是应该将企业的数据赋予资产属性,并以企业资产管理的维度来进行数据管理、利用,从而增加企业估值,为企业创造经济效益。此类企业已经逐渐意识到企业数据的重要性,并越来越愿意将企业数字资产管理放在企业发展战略高度来对待。从机构发展战略角度来看,数字资产管理包含机构资产管理规划、制度建设、技术标准建设、工作流程建设等诸多要素。

数字资产管理系统在美国的实践

在美国的早期实践中,数字资产管理多被博物馆、艺术机构用于图像、音视频等类型档案的管理,这使得数字资产管理在多媒体档案管理方面有很多独到之处。如哈默博物馆使用的NetX系统、美国电影艺术与科学学院使用的Opentext系统等。随着数字资产管理的观念深入人心,美国的很多机构开始研发数字资产管理系统。美国2018年对138家数字资产管理产品的测评结果显示,得到五星的数字资产管理产品有11家。如档案界比较熟悉的Opentext、Adobe公司都开发了自己的数字资产管理产品,他们都在数字资产管理系统中融入了较有特色的文档管理功能,使之更符合数字资产管理的理念与定位。

根据笔者研究,美国的数字资产管理成熟度模型将衡量数字资产管理成熟度水平的要素划分为人员、信息、系统和流程四大要素,其中,人员包括技术人员、业务人员和协调人员;信息包括资产、元数据、再利用、检索利用和利用案例;系统包括广泛度、安全、可用性和基础设施;流程包括工作流、治理和集成。每个要素又分为5个等级,即临时、初始、已形成、操作使用和最佳。使用该模型既可以对机构数字资产管理水平进行(自)评估,也可以将其作为机构建设数字资产管理的重要参考依据。

数字资产管理的前景和趋势

综上可见,数字资产管理与其说是一个新事物,毋宁说是一种新观念。简而言之,这种新观念是将数字对象作为资产进行管理,一方面将管理对象的地位提升到机构资产的高度,强调了其价值及重要性;另一方面强调只有对机构各类数字数据实施全生命周期的整体化管理,并加以有效的利用才能实现其资产价值。我们完全可以相信,在一个已经存在海量数据亟待整理和挖掘的信息时代,在一个企业可以依靠数据生存且可以单纯利用数据产生经济效益的新商业时代,这种新观念是按照信息时代的发展规律应运而生的。我们可以坚信,随着数字资产管理系统功能的日趋完善以及其灵活的实施路径,数字资产管理在机构档案信息化管理活动中将具有极大的发展空间和应用潜力。因此,我们热切期盼,我国档案学界应当开始关注数字资产管理的发展趋势和方向,增强数字资产管理的国际学术交流,增加对数字资产管理系统的研究,呼吁并鼓励产业政策的出台及企业会计、资产管理等方面标准的转型,深入拥有大量数据资产的企业机构进行调研,在实践中研究、开发和推广适合我国机构和企业实际的数字资产管理系统。

 作者:张宁  来源:中国档案报

原载于《中国档案报》2018年7月12日 总第3244期 第三版


发布时间:2018-08-10 10:08       阅读次数:

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